Gdzie jest granica kompromisu? Czy kupiec może wyjść poza specyfikację i poszerzyć krąg poszukiwań? Wiele wskazuje na to, iż trzymanie się ram specyfikacji niesie same korzyści i ułatwia poszukiwania spośród dziesiątków identycznych dostawców na świecie. Lecz jak postępować przy zakupie dóbr masowych, werbowaniu ludzi do pracy lub zakupie nowoczesnej technologii? Dziś zapraszam na tekst związany z pracą kupców, doborem dostawców i identyfikacji kategorii rynku.
Dzisiejszy artykuł został sprowokowany pewnym ogłoszeniem – ofertą pracy, które podpowiedział serwis linkedin. Pewna firma w Polsce poszukuje specjalisty ds. zakupów. Podstawowe wymagania, o których czytamy są następujące: wykształcenie wyższe, doświadczenie w działach zakupów w branży przetwórstwa rybnego min. 4 lata, znajomość języka angielskiego i rosyjskiego na poziomie biegłym, znajomość systemu SAP lub podobnego… Hmm… Patrzę na to ogłoszenie i analizuję w następujący sposób:
-> specjalista ds. zakupów – to prawda, jest w Polsce wielu takich pracowników chętnych do zmiany miejsca pracy,
-> pracujących w branży rybnej – zapewne ok. 20 osób w tej specjalności znajdziemy w Polsce w kilku dużych przetwórniach,
-> z minimum 4 letnim doświadczeniem zawodowym - z potencjalnych 20 osób „odsiewamy” co czwartego, który nie ma takiego doświadczenia, zostaje może 15-tu,
-> z biegłą znajomością języka angielskiego i rosyjskiego – odsiewamy 2/3 pozostałych kandydatów, pozostawiamy może 5-ciu,
-> ze znajomością SAP’a – zostaje jeden…
-> czy ten jeden jest chętny zmienić pracę i przejść do tej konkretnej firmy – statystycznie: „nie”.
Dla kogo więc jest to ogłoszenie? Może znajdzie się jeden człowiek - jeśli założymy, iż ogłoszenie jest pod konkretnego kandydata. A jeśli działają tylko siły wolnego rynku, to nie znajdzie się nikt. Tak wielu tzw. klientów wewnętrznych firmy (a więc przedstawicieli różnych działów) miało coś do dodania do specyfikacji tego stanowiska i publikacji ogłoszenia, że powstał opis kogoś, kogo firma nie ma szans znaleźć i zwerbować do siebie… z rynku przetwórstwa rybnego!
Przywołuję dwojakie analogie: co do roli klienta wewnętrznego w kreowaniu specyfikacji i podobieństwa zakupu talentów ludzkich do zakupu kapitału lub maszyn. We wszystkich przypadkach potrzebna jest specyfikacja – mądra specyfikacja. Nie będę rozpisywał się o tym, iż rolą kupca jest również mediacja z innymi działami firmy, aby nie powstał „potworek”, który jest bezużyteczny lub czasochłonny. Nie w tym cel niniejszego artykułu.
Jeśli branża rybna jest branżą niszową w Polsce, to gdzie poszukiwać dostawców linii produkcyjnych? Odpowiedź – na przekór - bardzo szeroko, ponieważ klasyfikacja technologii, którą oferuje dostawca kieruje nas w stronę technologicznego mainstream’u. Właściciele firmy żyjąc we własnej branży, ograniczonej terytorialnie do polskiego rynku lub co najwyżej do krajów sąsiednich – nie poszerzają perspektywy.
Pewną pomocą może być klasyfikacja w poniższej tabeli:
Przetwórstwo rybne, jak i tysiące innych kategorii i podkategorii rynku znajduje się w tzw. technologicznym mainstream’ie, który obejmuje cały świat (oczywiście z przewagą półkuli północnej). Dostawcy z mainstream’u są dziś relatywnie łatwo dostępni i są reprezentowani przez tysiące firm. Odpowiedź na pytanie o stopień zaawansowania technologii dostawcy w porównaniu do innych dostawców na świecie jest kluczem do zrozumienia jaką mamy alternatywę. Warto w tym miejscu podkreślić dodatkowe warstwy, które nakładają się na proces poszukiwania dostawców – geografia klastrów producentów i obowiązujące ceny na tych rynkach.
Każdy, kto kupował linie produkcyjne z CAPEX’u orientuje się, jak mozolne i kluczowe jest dopasowanie dostawcy do potrzeb firmy. Jedna rzecz to dobór dostawcy wg zaawansowania technologicznego oferty, druga – jakości serwisu, integracji z systemem ERP firmy, odpowiedzialności dostawcy i jakości wykonania całości. Dużo zależy od tego, jaka wiedza już jest w organizacji, a jaką jej część należy kupić poprzez pozyskanie dobrego dostawcy i jego know-how. Zbytnie zawężanie specyfikacji do tego, co wiemy dziś o liniach produkcyjnych, jak i do tego, co kupiec „widzi” w swoich poszukiwaniach jest błędem.
Ale do meritum – czy pisać wąską specyfikację, czy też bardziej ogólną, która „pomieści” wielu dostawców, mniej lub bardziej trafiających idealnie w nasze potrzeby. Dla technologii (które kupujemy w usłudze, produkcie, surowcu) niskiego rzędu i dotyczących dóbr rzadkich – nie warto tracić czasu na budowę obszernej specyfikacji – samo znalezienie chętnego do współpracy dostawcy będzie wyzwaniem! Jako przykład podam rynek dostawców metali ziem rzadkich (REE) – metali, które występują w ziemskiej litosferze w bardzo małych ilościach, których wydobycie jest droższe niż złota lub srebra i którym to wydobyciem zajmuje się niewiele firm na świecie. Są to metale potrzebne głównie w przemyśle elektronicznym, chemicznym (produkcja niektórych katalizatorów).
W przypadku dóbr rzadko występujących, ale o bardzo zaawansowanej technologii (którą my – kupcy, znamy co najwyżej w 10%), specyfikacją powinna być „idea”, „brief” mówiące, jakie funkcje powinno to dobro spełniać, co robić, co produkować lub przed czym chronić. Wg mnie dobrym przykładem jest poszukiwanie dostawców urządzeń do rezonansu magnetycznego. Znaleźć specjalistę od technologii tych urządzeń w jednostkach publicznej lub niepublicznej służby zdrowia to prawie niemożliwość i cel nierealny w sytuacji, gdy określony szpital organizuje przetarg na zakup 1 sztuki w ciągu 10 lat. A przecież taki specjalista mógłby powiedzieć – jakie podzespoły tych urządzeń są dobre, czy technologia jest najlepsza i sprawdziła się, jakie są wady / zalety określonych patentów firm – producentów. Ad vocem dodam tutaj wołającą o pomstę do nieba praktykę samodzielnego kupowania takich urządzeń (wartych miliony złotych) przez (no przecież!) samodzielne samorządowe szpitale powiatowe, wojewódzkie i inne.
Inny przykład to kupowanie oprogramowania do zarządzania finansami i księgowością w firmach – nie musimy wiedzieć, jaką architekturę posiada software (oprogramowanie) i w oparciu o jaki język został napisany, dla wszystkich ważne są realizowane przez program funkcje i koszty. Jak głosi stare przysłowie – nie trzeba kupować browaru, jeśli mamy ochotę napić się piwa.
W którym przypadku należy stworzyć precyzyjną i drobiazgową specyfikację? Moim zdaniem – dla takich dostawców, których produkty lub usługi są masowe i których specyfikację znamy bardzo dobrze. Mogą to być dobra o niskiej zawartości technologii (np. produkty przetwórstwa spożywczego), powszechne surowce jak węgiel, rudy i inne kopaliny, powszechnie wytwarzane przedmioty, których okres patentowy minął bardzo dawno temu, nawet zawansowane urządzenia, o ile dokładnie znamy ich konstrukcję i możliwe alternatywy komponentów. Mam na myśli wytwórców zabawek, powszechnych produktów chemii domowej, branży kosmetycznej, tekstylnej, domowego AGD… Wyobraźmy sobie firmę w Polsce, która zamierza wytwarzać krótkie serie sygnowanych zegarków, posiadających tarcze projektowane przez wybitnych artystów. Do produkcji potrzebny jest sprawdzony, dobry dostawca kopert zegarka i mechanizmu – właściciele firmy chcąc założyć taką firmę już posiadają wiedzę o tym, co w mechanizmie jest im potrzebne, a z czego mogą zrezygnować. Potrafią tak dokładnie opisać specyfikację mechanizmu do swoich zegarków, iż dostawcy jednoznacznie odpowiedzą, czy posiadają takie rozwiązania czy nie. Tak samo z kopertą – potrzebny projekt techniczny i specyfikacja surowców, z których inny dostawca wykona oczekiwane wzory kopert na zegarki. Precyzyjna specyfikacja wynika z szerokiej znajomości branży i rozwiązań konstrukcyjnych.
Jak więc powinna postąpić firma, która poszukiwała super-specjalistę do swojej firmy z branży rybnej? Czy zawężać tak specyfikację, aby nikogo nie znaleźć czy też – w realiach typowo polskich – po prostu poszerzyć grono kandydatów o takich, którzy przychodzą z innych branży, nie znają SAP’a i nie władają dwoma językami? Jeśli mają doświadczenie w biznesie (jako specjaliści kupcy) – poradzą sobie w firmie przetwórczej, brak znajomości SAP uzupełnią 1-2 dniowym szkoleniem z podstawowych komend i składni, których używali poprzednicy, brak znajomości jednego z dwóch języków – można uzupełnić oferując dostosowany do kandydata kurs językowy (również jako element motywacyjny!).
Podsumowując, specyfikacja powinna wynikać ze znajomości technologii, która stoi za kupowanym dobrem. Pośrednio – od wielkości rynku dostawców i powszechności tej technologii. Można to przełożyć na sferę kupowanych dóbr i usług. Zwłaszcza w przypadku tych ostatnich, nawiązujemy do pozyskiwania (kupowania) najważniejszych zasobów w firmie - czyli pracowników.
Na koniec tylko dodam, iż specyfikacja powinna wynikać ze strategii zakupowej dla danej kategorii… ale to już jest inna opowieść, związana z zarządzaniem relacjami z dostawcami i ryzykiem…