Żyjemy w niezmiernie ciekawych czasach. Obserwujemy dynamiczny postęp w technologiach komunikacyjnych, wytwarzanych środkach produkcji i różnorodności surowców. Niestety, większość polskich małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) tkwi z zakupami gdzieś w erze Wokulskiego - pomimo zaawansowanych technologii na produkcji, wdrożonych prostych systemów ERP i systemów finansowo-księgowych. Na jednej kupce są obrachunki z dostawcami (faktury zakupu), na drugiej – wystawione zamówienia. Niech obrazu nie mylą programy do zarządzania stanem magazynowym, które wykorzystywane są tak, jak dawniej liczydła Pana Rzeckiego. Tylko - dlaczego tak się dzieje? Dlaczego zakupy są zarządzane tak anachroniczne i tak po macoszemu?
Na gruncie swoich doświadczeń zawodowych zebrałem kilka – moim zdaniem kluczowych – ograniczeń w rozwoju zakupowym (i ogólnie zarządczym) polskich firm sektora MŚP.
Przeczytajcie – zobaczymy, czy mamy zbieżny punkt widzenia?
1/ Brak opisania i przypisania procesów zakupowych konkretnym osobom w firmie.
Na zakupach w firmie „znają się wszyscy” – w końcu, „co to za filozofia wziąć i kupić”… Brzmi znajomo? Jeśli każdy macza paluszki w zakupach, jeśli wszyscy mają prawo coś kupić i różne osoby w firmie nadzorują różne centra kosztowe (najczęściej wg pionów w firmie) – to jak można poprawić jakość zarządzania zakupami, jeśli jest tylu właścicieli procesu… Hmmm… czego? O jakim procesie piszemy, jeśli zakupy dokonywane są dziś tak, a jutro inaczej – elastycznie i „w zależności od sytuacji”.
Właściwy postęp w firmach następuje, kiedy właściciel DZIELI SIĘ zakupami ze swoimi kupcami oraz kiedy pozostałe osoby w firmie ODDAJĄ zakupom zarządzanie wydatkami. Tak długo jak właściciel wprowadza chaos decyzyjny w zakupach i każde jego działanie jest wyjątkiem od reguły, tak długo nie będzie postępu ale konkurs pt. kto dogoni pomysł szefa.
Jakie korzyści odnoszą nawet najmniejsze firmy z uporządkowania decyzyjności w zakupach i procesu zakupowego? Przede wszystkim – wiadomo do kogo iść z problemem zakupowym, od kogo oczekiwać działania, kto ma czuć się odpowiedzialny oraz jak sprawdzić, czy kupiec wykonał swoją pracę lub nie.
2/ Niska świadomość finansowa, brak kontroli kosztów, rozmycie odpowiedzialności finansowej pomiędzy członków rodziny.
Szef pokazuje wydatki na strategiczną grupę surowców ale zapomniał, że te „strategiczne” to tylko 20% wszystkich wydatków? Bo w jego głowie te „strategiczne” to te „ulubione”? A może codziennie dostajecie zwrot faktur kosztowych od szefa, któremu „coś w nich się nie zgadza”? Albo też Wasi handlowcy zapominają egzekwować długi u swoich „najlepszych” odbiorców przez co Wy w zakupach musicie jeszcze bardziej wydłużać swoje terminy płatności? Do tego leasing tu – leasing tam, każdy na innych warunkach, u innego dostawcy usług finansowych.
Czy jest jakiś ratunek w tej sytuacji? Tak. Wprowadzenie prostej dyscypliny finansowej, chociażby rękoma zewnętrznego doradcy finansowego. Uświadomienie konsekwencji i pokazanie wpływu każdych zakupów na wynik finansowy.
3/ Brak elementarnej „szkoły” zaopatrzeniowej, delegowanie czynności zaopatrzeniowych i zakupowych przypadkowym osobom.
To, że zakupy „każdy robić może” to już ludowy truizm. Ale to, że najlepiej w tej roli sprawdza się osoba, która ma najpiękniejszy uśmiech i „najlepsze gadane” – to gminna tajemnica, którą wiele firm zabrało do grobu. Kariery pucybuta – czyli od magazyniera do wiodącego kupca – również się zdarzają i są czymś pożądanym, jeśli ktoś tym geniuszem zarządza. O wiele częściej widzimy ulubieńców i oblubienice, którzy otrzymują laur kupiecki za wcześniejszą pracę w magazynie, dziale obsługi klienta, sprzedaży lub gdziekolwiek. Otrzymują namaszczenie i… tradycyjnego kopa na szczęście. Tyle. Koniec. Resztę muszą nauczyć się sami. Zgoda – nauka pracy kupca lub chociażby zaopatrzeniowca to nie doktorat z fizyki, ani 6-letnia męka studentów medycyny ani też ekstruzja jelit przez zaciśnięte zęby podoficerów w szkole latania. Zakupów może nauczyć się niemal każdy. Warunek bezwzględny – od kogoś tego fachu trzeba się uczyć.
4/ Wzbranianie się przed pomocą z zewnętrz (ucieczka przed szkoleniami, konsultantami, ekspertami).
„Szkolenia nic nie dają, konsultanci wezmą swoje i pójdą, a eksperci to są dobrzy, ale u siebie tam, gdzieś w zagranicznych korporacjach, bo to, co my tutaj robimy, to… nasza specyfika”. Taaaaak… specyfika rules (wymiata)! Ulubione słowo – słowo wytrych. Cały świat tego nie przerabiał, co się wyprawia w tych mikro-biznesach, w których wszystko jest specyficzne – to oczywiście ironia. Mikro i mali przedsiębiorcy zdają się widzieć świat zewnętrzny bardzo uproszczonym wobec tego, co dzieje się w ich kilkunastoosobowym przedsiębiorstwie. Przy takiej postawie – pomoc żadnego z zewnętrznych doświadczonych ekspertów nie jest mile widziana i pożądana. Po pierwsze – ktoś z zewnątrz może powiedzieć, że coś w ich super-maszynce nie działa dobrze – a to nie będzie miłe dla ucha i dumy właściciela firmy. Po drugie – cytuję słowa przedsiębiorców: „konsultanci wezmą pieniądze za coś, do czego bym doszedł sam/sama jako właściciel firmy”. Po trzecie – ciąg dalszy cytatu: „moje know-how super-maszynki – może zostać ujawnione przez „osoby trzecie” czyli takiego konsultanta”. Itd. Itp.
A wystarczy sięgać po wzory od najlepszych – w swojej klasie. Są firmy małe, które zrozumiały, że w zakresie kompetencji, których im brakuje – zatrudniają osoby z zewnątrz. Czasami nawet do tak strategicznych procesów jak sprzedaż. I zakupy. Oraz marketing. Takich firm nie stać na utrzymanie w swojej „stajni” ekspertów, którzy „wymiatają” we wspomnianych obszarach. Wynajmują ich – na zadanie lub na czas. To tańsze i bezpieczniejsze dla mikro i małej firmy niż zakup i utrzymanie w ruchu (maintanance) takiego eksperta u siebie w firmie. Inna sprawa, że korzystanie z outsource’owanego eksperta nie jest naturalne i wymaga… umiejętności zarządczych.
5/ Brak jakichkolwiek programów wspierających realizację zaopatrzenia / zakupów.
Fakt, zakupy mają pod górkę. Kupców jest mniej niż sprzedawców – z tego powodu powstało znacznie więcej narzędzi wspierających sprzedaż niż zakupy. Ale nie ma co narzekać! Z myślą o kupcach powstało kilka platform zakupowych, które porządkują proces zakupowy. Są propozycje dla bardzo dużych firm, ale również dla tych średnich. Są propozycje bardzo drogie, drogie i zupełnie tanie. Ich używanie wiąże się z określoną dyscypliną. Po pierwsze – nic poza platformą (programem) – czyli kategoryczny zakaz kupowania czegoś „na boku”. Po drugie – program narzuca określony proces postępowania i trudno jest jego dostosować do jakiegoś innego zakupu/przypadku. Stąd bardzo ważny jest etap konfiguracji.
Problemem nie jest brak dostępnych programów w ogóle, ale brak ich wdrożeń w firmach. Kto by chciał na siebie nakładać ograniczenia? Jakieś zasady? Transparentność zakupów? Wymieniam właśnie zalety platform zakupowych, które są jednocześnie ich przekleństwem w oczach „klientów wewnętrznych” zainteresowanych uprawianiem w firmie „własnej polityki zakupowej”.
Polskie firmy potrzebują usprawnienia pracy swoich działów zaopatrzenia lub zakupów – bez tego zbyt szybko wypalą paliwo swojej przewagi konkurencyjnej. Którymi rogami pajęczej sieci będą wtedy „łapać” całą Europę?