Kiedy w małej firmie Zarząd oczekuje oszczędności na zakupach, kupiec odruchowo sięga po telefon i dzwoni do dostawcy. Bez względu na kontekst współpracy, nie bacząc na moment i własną pozycję kupiecką. Polecenie Zarządu jest święte, więc jedyne co można zrobić, to uzyskać od dostawców wstępną deklarację redukcji ceny, a tych dostawców, którzy nic nie oferują – zaprosić „na dywanik” do firmy. Czy to jest właściwe działanie?
Jako firma dystrybucyjna zmagaliśmy się z hurtownikami, którzy chcieli większych rabatów handlowych – to uderzało w marżowość produktów. Pomyśleliśmy, że sposobem na poprawę marży handlowej będzie wynegocjowanie niższych cen zakupu produktów od dostawcy. Dostawca produktów z naszą marką (naszym logo) przybył na rozmowy do naszego biura w osobach właściciela firmy i jego głównego dyrektora. Spotkanie odbyło się w „gęstej” atmosferze, kupiec (ja) otrzymał etykietę „betonowy rozmówca”, trudno było osiągnąć cokolwiek wartego zanotowania w podsumowaniu spotkania. Spotkanie zakończyło się impasem – dostawca odmówił jakiejkolwiek obniżki ceny swoich produktów. Wyraźnie akcentował, że bolą go nasze nieregularne płatności, przeciąganie terminu płatności z 60 dni na 90 dni i dłużej. Na odchodne informował, iż musi realizować ogromne przedpłaty na surowiec, który kupuje z dużym wyprzedzeniem od mało stabilnego dostawcy.
Rezultat spotkania | Brak postępu, strata czasu obu stron. |
Co się dowiedzieliśmy | Obniżka ceny nie jest możliwa w aktualnych warunkach współpracy. |
Poziom profesjonalizmu | Niski. Nie potraktowaliśmy dostawcy poważnie. Żądaliśmy obniżki cenowej nie przestrzegając warunków kontraktu (terminu płatności). Oni – nie przywieźli żadnej swojej sugestii /propozycji poprawy sytuacji z korzyścią dla stron. |
Wartość post-factum | Uzyskaliśmy informację, iż dostawcy najbardziej zależy na regularnych płatnościach i współpraca z nami jest w tym zakresie dla niego dużym problemem. |
Wniosek | Warto zapytać przed spotkaniem, na czym zależy drugiej stronie najbardziej. W tym przypadku okazało się z czasem, iż sposobem na uzyskanie drobnej redukcji ceny jest ustabilizowanie naszych płatności i przedpłata na część kwartalnych odbiorów. Dostawca mógł uzyskać z banku kredyt na zakup surowca i podeprzeć kolejny zakup surowca gotówką z naszej przedpłaty. Korzyści z redukcji ceny przewyższały nasz koszt przedpłaty (koszt pieniądza). |
Nawet najbardziej doświadczonym kupcom zdarza się przyjść na spotkanie „z marszu”, z głową pełną nagłówków setki nieprzeczytanych wiadomości… O zbliżającym się spotkaniu trzeba jednak pamiętać - nie 15 minut wcześniej, lecz przynajmniej kilka dni wcześniej. To czas potrzebny głównie na przygotowanie swojego „oręża”. Najważniejsze jednak, to zebrać fakty dotyczące dostawcy, przejrzeć kilka starych maili / notatek z prowadzonej z nim dyskusji i określić główną POTRZEBĘ dostawcy. Ona jest powodem współpracy z naszą firmą.
Być może jesteśmy dla dostawcy utylizatorem mocy produkcyjnych? A może nasza firma jest „marką” dzięki której dostawca otwiera sobie drzwi do innych dystrybutorów? Być może nasza firma płaci dostawcy największą marżę za wyjątkowe, zaawansowane produkty, w które zainwestował ogromne pieniądze? Kto wie, być może odpowiadamy za „być albo nie być” dostawcy, generując jemu lwią część przychodów, dzięki którym dostawca utrzymuje personel, biuro i pokrywa inne stałe wydatki?
Taka właśnie wiedza podczas negocjacji jest najcenniejsza, ponieważ dotknięcie dostawcy „do żywego” (taktownie i dyplomatycznie) jest bardzo skutecznym sposobem na poskromienie jego oczekiwań cenowych lub (nawet) osiągnięcie korzyści dla naszej firmy.